Informativa privacy per il tesseramento associativo
Questa informativa spiega in maniera comprensibile come vengono trattati i dati degli adulti e dei bambini per la domanda di ammissione all’Associazione Bimbolandia, la gestione delle tessere digitali, delle quote associative e degli accessi alle sedi.
1. Chi è il titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è Associazione Bimbolandia, codice fiscale/partita IVA 96504950583, con sede risultante dalla visura camerale del 10 marzo 2023 in Via Giarre 111, 00133 Roma (RM). Il presidente indicato nella medesima visura è Cristiano Castellano. Recapito email per le richieste privacy: cristianocooper@hotmail.it; PEC riportata nella visura: cristianocastellano@pec-legal.it.
La sede operativa di Torre Angela è in Via Squinzano 2, Roma; è inoltre utilizzata la sede operativa Bimbolandia 2 in Via Casale Santarelli 13, Roma. I riferimenti dell’ente e delle sedi dovranno essere confermati rispetto alla situazione attuale prima di adottare questa informativa.
2. Quali dati vengono raccolti
- Dati dell’adulto richiedente o del genitore/tutore: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza, telefono, email.
- Quando il futuro socio è minorenne: nome e cognome, data di nascita e codice fiscale del minore, nonché la dichiarazione del genitore/tutore che presenta la domanda e la successiva verifica della controfirma.
- Dati della domanda: sede prescelta, data di invio, versione dei documenti mostrati, presa visione dello statuto, del regolamento e dell’informativa; dichiarazione nominativa inserita dall’adulto.
- Dati associativi e amministrativi: esito della domanda, data ed estremi della delibera, numero di tessera, stato di validità della tessera, eventuali motivazioni del rigetto, comunicazioni amministrative, quote corrisposte e relative date e riferimenti.
- Controlli degli ingressi: data e sede di accesso, identificativo della tessera e dell’operatore autorizzato che effettua la verifica.
- Preferenze promozionali: eventuale consenso facoltativo espresso dall’adulto a ricevere comunicazioni promozionali.
Il modulo non richiede dati sanitari, foto o filmati dei minori. Per tali eventuali trattamenti occorrono informative e, quando richiesti, presupposti specifici e separati. Alcuni dati tecnici di navigazione (es. indirizzo IP) possono essere registrati dai sistemi del sito/hosting e sono oggetto della documentazione privacy e cookie generale del sito, da verificare separatamente.
3. Per quali finalità e su quali basi giuridiche
- Istruire e valutare la richiesta di ammissione; gestire il rapporto associativo, registrare le delibere, mantenere il libro associati e rilasciare e verificare le tessere: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, nei limiti delle misure precontrattuali richieste e del rapporto associativo.
- Gestire quote, contabilità e adempimenti previsti dalla legge: art. 6, par. 1, lett. c) GDPR, nei casi di obbligo normativo applicabile.
- Proteggere la regolarità degli accessi e prevenire usi impropri o contestazioni: eventuale interesse legittimo del titolare, art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, previa verifica del bilanciamento con i diritti degli interessati, in particolare dei minori.
- Inviare promozioni e notizie commerciali a recapiti dell’adulto: esclusivamente a seguito di consenso specifico, libero, separato e revocabile, art. 6, par. 1, lett. a) GDPR e normativa applicabile alle comunicazioni elettroniche.
La presa visione dell’informativa e dello statuto non equivale a consenso generale al trattamento né ad autorizzazione al marketing. La scelta promozionale è facoltativa e non influenza la valutazione della domanda. I dati dei bambini non saranno utilizzati per campagne promozionali o profilazione.
4. Conferimento obbligatorio o facoltativo
I dati contrassegnati come obbligatori nel modulo sono richiesti per poter identificare il richiedente, valutare l’istanza e gestire il rapporto associativo. Se non vengono forniti, la domanda non può essere istruita online. Il consenso al marketing è invece facoltativo e può essere omesso senza alcuna conseguenza sull’ammissione. Qualora un dato non sia necessario alle finalità dichiarate, l’associazione ne ridurrà o eviterà la raccolta secondo il principio di minimizzazione.
5. Tutela specifica dei minori
La domanda di ammissione di un minore deve essere presentata e controfirmata da chi esercita la responsabilità genitoriale secondo lo statuto. La compilazione di una casella e della dichiarazione nominativa online non sostituisce automaticamente la verifica di una controfirma giuridicamente idonea. L’associazione la verifica prima di deliberare l’ammissione. L’accesso ai dati dei minori è limitato al personale autorizzato per le finalità associative.
6. Come vengono trattati i dati, sicurezza e tessera QR
Le domande e le decisioni sono gestite tramite un modulo sul sito bimbolandiaroma.com e un pannello amministrativo WordPress riservato agli operatori autorizzati. La tessera digitale può contenere un codice QR personale per i controlli d’ingresso. Il titolare deve applicare accessi nominativi, privilegi limitati, password sicure, collegamenti HTTPS, aggiornamenti, backup e procedure di gestione degli incidenti. Queste misure devono essere verificate nella configurazione reale; la loro descrizione non certifica un audit tecnico.
Il titolare deve conservare la prova della versione dei documenti presentati al momento dell’invio, senza pubblicare la domanda o il libro associati. Il codice QR e i link personali non devono essere condivisi con estranei.
7. Chi può ricevere i dati
Possono accedere ai dati, nei limiti dei rispettivi ruoli: presidente e membri/segretari dell’organo amministrativo, operatori autorizzati al tesseramento e al controllo degli ingressi, professionisti amministrativi o legali obbligati alla riservatezza, enti pubblici quando previsto dalla legge. I fornitori del sito, dell’hosting, delle email e della manutenzione informatica possono trattare i dati per conto del titolare, quando applicabile sulla base di istruzioni e accordi conformi all’art. 28 GDPR.
Non è prevista la vendita di dati a terzi. Da verificare prima dell’adozione: elenco reale dei fornitori e dei plugin che hanno accesso al database, eventuali strumenti di analisi o comunicazione attivi, contratti di nomina dei responsabili esterni.
8. Eventuali trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo
Il titolare deve verificare dove vengono trattati e conservati i dati dai fornitori attivi sul sito. Ove si rendano necessari trasferimenti verso Paesi fuori dallo Spazio economico europeo, saranno utilizzati solo strumenti e garanzie consentiti dal GDPR, come decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali tipo accompagnate dalle verifiche pertinenti. La situazione concreta dei trasferimenti non è ancora accertata e deve essere definita prima che il testo diventi definitivo.
9. Quanto tempo vengono conservati i dati
Proposta di criteri di conservazione, da deliberare e verificare:
- domande non accolte o ritirate: massimo 12 mesi dalla conclusione della pratica, salvo contestazioni o obblighi di legge;
- registro degli associati e documentazione di ammissione: per la durata del rapporto e successivamente per il tempo necessario a obblighi legali o tutela dei diritti, con separazione dei dati non più necessari;
- documenti contabili e registrazioni delle quote: nei termini previsti dalle norme civilistiche e fiscali applicabili (ordinariamente fino a 10 anni ove dovuto);
- registrazioni degli ingressi: proposta di 12 mesi, salvo eventi contestati o esigenze giustificate e documentate;
- contatti utilizzati esclusivamente per marketing e prova del consenso: fino alla revoca o alla scadenza del periodo individuato nella policy promozionale, da definire (proposta: 24 mesi dall’ultima manifestazione utile), fatti salvi i tempi necessari a dimostrare il rispetto degli obblighi normativi.
Al termine del periodo appropriato, i dati vengono cancellati o resi anonimi secondo procedure da approvare. Prima della pubblicazione definitiva devono essere fissati i tempi effettivi anche per backup e log tecnici.
10. Diritti degli interessati
L’interessato, o chi esercita la responsabilità genitoriale nei casi previsti, può chiedere accesso ai propri dati, rettifica, cancellazione nei casi ammessi dalla legge, limitazione del trattamento, opposizione e, ove applicabile, portabilità. Il consenso alle comunicazioni promozionali può essere revocato in qualsiasi momento senza incidere sulla liceità dei trattamenti precedenti. Le richieste possono essere inviate a cristianocooper@hotmail.it. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
11. Decisioni automatizzate e profilazione
Il modulo non decide automaticamente sull’ammissione e non effettua valutazioni automatizzate che producano effetti giuridici sull’interessato: la decisione è assunta dall’organo amministrativo secondo lo statuto. La tessera è generata solo dopo la registrazione della delibera.
12. Modifiche dell’informativa
La versione e la data dell’informativa applicabile saranno rese disponibili prima dell’invio della domanda. In caso di cambiamenti sostanziali del trattamento il titolare fornirà nuove informazioni e, ove necessario, raccoglierà un nuovo consenso. La politica privacy generale del sito e la politica cookie restano documenti separati.